Хронический хронометраж

В статье про прерывания я упомянул про хронометраж. Читатели спрашивают, как я это делаю. Рассказываю.

Техника многим известная (например, по легендарной книге Архангельского). Суть её в том, что надо с утра до вечера записывать всё, что ты делаешь — временные интервалы. В конце дня подсчитывать, удивляться, куда же реально уходит время, и что-то с этим делать. Считается, что хронометраж —  методика выявления ошибок управления временем и только. Обычно на хронометраж отводят от нескольких дней до недели.

Я тоже долгое время считал хронометраж ударной кратковременной методикой и даже многократно повторял это на вебинаре об управлении временем в УНИКе. Пока не попробовал адаптировать хронометраж для повседневного использования.

Потребность

1. Мне комфортно, когда я контролирую время. Хронометраж — высшая степень контроля над временем. Если бы удалось хронометраж сделать ежедневной техникой, мне было бы хорошо.

2. Мы в компании активно внедряем систему учёта времени. Хронометраж нужен для точного расчёта типовых этапов работы. Разработана программа «Хронос», сейчас она совершенствуется. Прежде чем вменять это в обязанность сотрудников, надо отточить на себе.

Инструментарий: компьютер

Первое, что приходит в голову — завести табличку в Экселе или Гугл Драйв и вносить всё туда. Это главная ошибка начинающего хронометриста.

Смысл хронометража — отнимать как можно меньше времени и сил. В идеале он должен отнимать секунды. Недостатки компьютерного учёта кажутся на первый взгляд незначительны:

  • Не вся работа происходит на компьютере. Компьютер бывает выключен или находится в спящем режиме. Для фиксации времени надо потратить время на его включение. Пример: телефонные или личные переговоры, бумажные эскизы, мозговые штурмы.
  • Программа учёта времени почти всегда находится на неактивной вкладке. Надо потратить время на переключение.
  • Внутри программы курсор будет очень часто находиться не там, где надо. Надо потратить время на перевод курсора в нужное место таблицы.
  • Раскладка клавиатуры может быть латинская. Надо потратить время на переключение раскладки.
  • У большинства людей скорость печати уступает скорости письма. Даже у тех, кто владеет слепым десятипальцевым методом (я владею и могу сравнивать) скорость записи будет примерно одинакова.

При сложении этих неблагоприятных факторов мы понимаем, что каждая фиксация будет стоить от десятка секунд до минуты. Естественно, человека быстро утомляет такой инструмент. Утомление перевешивает мотивацию, и хронометраж заканчивается.

Следующий неблагоприятный момент компьютерной фиксации: потеря фокуса внимания. Человек тупо забывает. Инструмент не перед глазами, а где-то в недрах компьютера.

Инструментарий: приложение

Те же проблемы, что и с компьютером, плюс большее время на фиксацию из-за неудобства набора.

Инструментарий: ежедневник

Казалось бы, ежедневник решает все описанные выше проблемы: открыл, чиркнул, закрыл. Но проблема с потерей фокуса остаётся. Лежит на столе нечто в обложке, для записей, постепенно срастаясь с пейзажем стола. Сколько я не пробовал пользоваться ежедневником, постоянно «забывал» про него.

Осьмушки и методика хронического хронометража

Идеальным инструментом для меня стали осьмушки — кусочки бумаги. Мгновенный доступ, элементарная фиксация, всегда на виду. На хронометраж тратятся секунды.

Осьмушки и хронометраж

  • Каждый раз, когда начинается новая деятельность, я фиксирую время.
  • Напротив времени записываю тип деятельности.
  • Когда начинается деятельность не связанная с работой (отдых, отвлёк кто-то) просто фиксирую время — пустая строка.

В конце дня считаем чистое время, отнимая одну строчку от другой. Суммируем однотипную работу. Вносим в специальную программу учёта рабочего времени. Это может быть таблица или специальное приложение, как в Идеалисте.

Мои личные достижения:

  • Непрерывный поминутный хронометраж по этой методике в течении последних двух месяцев.
  • Ежедневный почасовой хронометраж (предыдущая методика, когда фиксируются только часы) в течении последнего года.

Итоги

Мне хорошо и комфортно. Я знаю, сколько занимает каждый этап моей работы в часах и минутах. У меня есть база статистики за год, из которой я вывожу среднее время этапа работы, устанавливаю цены, планирую бюджет и всю экономику компании. Осенью хронометражом начнут заниматься наши сотрудники.

Подпишитесь на рассылку

This entry was posted in Статьи and tagged . Bookmark the permalink. Both comments and trackbacks are currently closed.

11 Comments

  1. Posted 14.08.2013 at 11:04 дп | Permalink

    Восхищают достижения! Особенно, когда на личном опыте знаешь каково это вести каждый день учет)
    Я завела миниатюрную записную книжку, т.к. подсчет провожу в конце недели, и все данные в одном месте. Хотя следует подводить итог в конце дня. Есть в чем совершенствоваться и с кого брать наглядный пример)

  2. юрий
    Posted 15.10.2013 at 3:29 дп | Permalink

    В работе юзаю yast.com удобно для визуальной оценки. Для того чтобы подводить итоги в конце года. Для классификации. Сейчас медленно делаем приложение под андроид Таймлюб.

    • Александр Ширышев
      Posted 15.10.2013 at 6:21 дп | Permalink

      Какой-то он сложный, на первый взгляд. И потом в виде сайта, это точно не подходит, по описанным в статье причинам. Приложение ещё туда-сюда, всё зависит от его удобства. Приложением Yast не пользуетесь?

      • Юрий
        Posted 15.10.2013 at 7:58 дп | Permalink

        Приложение йаст очень убого сделано. Копия сайта, которая криво работает. По крайней мере, у меня на нексусе

        Что касается остальных причин. Добавлять время гораздо удобнее чем на листочке (начинал именно с них). Нажал старт, нажал стоп. Каждый раз вписывать нет необходимости, просто выбираешь какую деятельность включить на таймер. Конечно перед этим необходима некоторая систематизация, либо она органически возникает.

        Про конкретные проекты. Например: анимация. Например, есть желание конкретную работу измерить. Пишешь при старте проекта название (напр, Сибнефть), при окончании второй раз. Потом выводишь статистику и сразу видно сколько ушло времени. Моя работа в основном за компом, поэтому для меня система удобна в использовании. Один минус это отсутствие вменяемого приложения на андроид. Это было бы удобнее.

        Опять же исходя из специфики работы, печатать на клавиатуре удобнее чем писать на бумажке.

        Ещё раз акцентирую внимание на системности, в конце года Любищев подводил итоги. Суммировал время, делал выводы. Интересно каким образом вы это делаете на бумажках? Потому что в йасте это всё достаточно просто, определяешь временные рамки, выбираешь категорию (деятельность) и получаешь время.

        Йаст не идеален, но мне кажется, он более функционален чем бумажные записи. И может являться полезным дополнением, если не заменой.

    • Александр Ширышев
      Posted 15.10.2013 at 9:36 дп | Permalink

      Я в конце каждого дня записи суммирую и перевожу в таблицу, там формулы считают общее время по категориям, среднее время и пр. Согласен, что тут скрыта некоторая дополнительная работа (в среднем по 23 минуты в день). Годовых отчётов ещё не делал, поэтому не знаю насколько это трудоемко. Думаю, как у Любищева вместе с вдумчивым анализом займёт полдня-день. Возможно, стоит попробовать эту вашу программу, но меня напрягает зависимость от сторонних программных продуктов. Прекратят они поддержку и как я экспортну весь этот массив информации? Я вижу, что сейчас для меня это выигрыш несколько минут в день — замена суммирования промежутков времени в уме на машинное. В принципе, мне эта ежедневная зарядка по арифметике нравится и делаю я это всё быстрее ) Перенести итоговые цифры в таблицу вообще дело нескольких секунд. Графики в таблицах настроить раз и навсегда, ну несколько часов. И всё. Я полностью автономен. Не Гугл, так Эксель, не Эксель, так аналог. Таблицы экспортируются откуда и куда угодно.

      • Posted 15.10.2013 at 11:04 дп | Permalink

        Надеюсь этот сервис будет для вас полезен, так же как для меня.

      • Юрий
        Posted 14.03.2014 at 6:11 дп | Permalink

        Отказался от йаста в пользу paymo.biz Для тотального учёта не подойдёт. А вот для работы подходит лучше. Причины перехода:
        1) Есть версия для андроида, в отличии от йаста нормально работающая.
        2) Есть возможность структурировать задачи. Например, добавлять клиентов, подзадачи.

  3. Posted 15.01.2014 at 8:27 дп | Permalink

    Спасибо, очень за очень познавательную статью.

    У самого у меня вести бумажный хронометраж нормально так и не получилось, поэтому пока я остановился на хронометраже только рабочего времени при помощи он-лайн программы toggl. О том, как всё это происходит можете почитать в моем блоге: http://myefficiency.ru/hronometrazh/

    • Александр Ширышев
      Posted 16.01.2014 at 7:59 дп | Permalink

      Спасибо, Александр

  4. Ivan
    Posted 14.03.2014 at 3:08 дп | Permalink

    Здравствуйте Александр, спасибо за пост.
    Не могли бы вы расписать как проходит заполнение с листочков в электронную таблицу? (Как было бы удобнее организовать категории, и подобные вопросы? — нюансы)

    • Александр Ширышев
      Posted 14.03.2014 at 6:45 дп | Permalink

      Типы деятельности группируются по категориям. Тут надо без фанатизма. Категорий и типов не должно быть слишком много. Детализация зависит от конечных целей. Если, например, интересно знать сколько тратите на чтение, то и достаточно типа деятельности «Чтение». Если хотите знать сколько тратите на одну книгу, то должны быть строчки «Книга А», «Книга Б» и т.д.
      На самом деле, просто пробуйте, экспериментируйте и постепенно поймёте что лишнее, а чего не хватает.

  • Подпишитесь на рассылку,

    чтобы не пропустить мои новые статьи и обучающие мероприятия о брендинге, рецензии на интересные книги, вакансии для дизайнеров. Простая отписка.
    Подпишитесь только на те рубрики, которые вам интересны
  • Рубрики

  • Архивы